Ihnen droht eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?
Wir unterstützen Sie schnell und kompetent.
Jeder Unternehmer ist gut beraten, sich persönlich um Vorbereitung und Begleitung einer Betriebsprüfung zu kümmern. Denn die Konsequenzen für das Unternehmen können erheblich sein. Kaum ein Unternehmen macht in der Buchführung alles richtig, zumal die Bewertung z.B. der betrieblichen Veranlassung von Ausgaben oft eine Wertungsfrage ist. In neun von zehn Fällen führt eine Betriebsprüfung zu sog. Hinzuschätzungen und nicht selten auch zu Steuerstrafverfahren.
Daher sollten Sie auch dann, wenn eine Betriebsprüfung droht, ggf. über eine Selbstanzeige nachdenken.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Wann wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?
Bei welchen Unternehmen wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Hilft mir eine Selbstanzeige bei einer Prüfungsanordnung?
Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?
Was sind die Risiken einer Betriebsprüfung?
Was ist eine Hinzuschätzung?
Wie wird hinzugeschätzt?
Was bedeutet Erweiterung des Prüfungszeitraums?
Wie soll ich mich bei einer Betriebsprüfung verhalten?
Was passiert nach einer Betriebsprüfung?
Was ist eine Betriebsprüfung?
Die Prüfung dient der Sicherstellung, dass ein Unternehmen alle Steuern gesetzeskonform erklärt. Die häufigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung. Sie stellt eine Kontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte dar.
Darüber hinaus gibt es Sonderprüfungen für einzelnen Steuerarten, vor allem der Lohn- und Umsatzsteuer. Es können aber z. B. auch reine Liquiditätsprüfungen angeordnet werden.
Außerdem hat das Finanzamt die Möglichkeit, eine Nachschau durchzuführen, beispielsweise eine Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Hier wird im Gegensatz zur Außen- und Sonderprüfung der aktuelle Status überprüft und nicht ein vergangener Zeitraum.
Wann wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?
Betriebsprüfungen werden zum einen nach dem Zufallsprinzip durchgeführt, zum anderem anlassbezogen, und zwar dann, wenn der Verdacht besteht, dass die Steuererklärung nicht ordnungsgemäß ist. Dieser Verdacht kann z.B. ergeben, wenn
eine Steuererklärung nicht plausibel ist
der Jahresabschluss Fehler aufweist
die Gewinne stark schwanken
früher erhebliche Steuernachzahlungen angefallen sind
Steuererklärungen immer wieder verspätet eingereicht werden
Steuerschulden immer wieder zu spät bezahlt werden
Sie haben es also durch Ihr Verhalten meist selbst in der Hand, ob Ihr Unternehmen geprüft wird oder nicht.
Wenn Steuerbescheide Hinweise enthalte wie „Der Bescheid ist … vorläufig“, kann das auf eine bevorstehende Außenprüfung hindeuten.
Bei welchen Unternehmen wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?
Besonders häufig bei kleineren Unternehmen und hier insbesondere bei den sog. Bargeldbranchen (Bäcker, Metzger, Gastronomie, Massagestudios, Solarien, Einzelhandel, Taxigewerbe).
Hier steht die Prüfung des Kassenbuchs im Vordergrund. Schon geringe Unplausibilitäten können ausreichen, die gesamte Buchhaltung zu verwerfen und „Hinzuschätzungen“ z.B. anhand der amtlichen Richtwertesammlung des Bundesfinanzministeriums vorzunehmen.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Rechtliche Grundlage sind die §§ 193 ff. der AO. Demnach kann das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung anordnen.
Die Prüfungsanordnung muss mindestens 14 Tage vor dem Prüfungstermin zugestellt werden. Anderes gilt, wenn der Verdacht der Steuerhinterziehung besteht.
Die Prüfungsanordnung muss die folgenden Angaben enthalten:
Name des Prüfers
Termin und Ort der Prüfung
Prüfungsbeginn
Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Wirtschaftsjahre)
sachlicher Prüfungsumfang (z. B. Steuerarten)
Meistens wird der Termin zudem vorher telefonisch mit Ihnen abgestimmt.
Ein einmal angeordneter Prüfungstermin kann nur unter engen Voraussetzungen geändert werden.
Vorsicht! Wenn Sie, z.B. durch ein solches Telefonat, Kenntnis davon erhalten haben, dass eine Prüfungsanordnung bevorsteht, sollten Sie Sie diesen Hinweis beachten.
Eine Betriebsprüfung läuft in der Regel folgendermaßen ab:
Zu Beginn weist sich der Prüfer aus.
Sie stellen dem Betriebsprüfer einen Raum für die Prüfung zur Verfügung und gewähren ihm Zugang zu Ihren Grundstücken und Betriebsräumen.
Der Prüfer sichtet hier alle Akten und Unterlagen. Dabei ist er angehalten, die Prüfung auf das Wesentliche zu beschränken und diese schnell abzuschließen.
Sie nennen dem Prüfer einen Ansprechpartner. Dieser liefert dem Betriebsprüfer die angeforderten Unterlagen und steht ihm für Fragen zur Verfügung. Am besten geeignet sind:
- Sie selbst
- Ihr Steuerberater
- ein entsprechend geschulter Angestellter
Am Ende des Kontrollzeitraums steht die Prüfungsfeststellung oder die Schlussbesprechung.
Nach dem Gespräch ist die Betriebsprüfung beendet und Sie erhalten einen Abschlussbericht, der als Basis für die neuen Steuerbescheide dient.
Hilft mir eine Selbstanzeige bei einer Prüfungsanordnung?
Falls Ihre Angaben dem Finanzamt gegenüber bisher nicht korrekt waren, können Sie bis zum Erhalt der Prüfungsanordnung noch eine Selbstanzeige mit strafbefreiender Wirkung abgeben. Dabei sollten Sie aber – wie bei jeder Selbstanzeige – unbedingt einige Dinge beachten, um sich nicht selbst ans Messer zu liefern.
Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?
Im Vordergrund stehen meist:
Kleinbetragsrechnungen
Vorsteuerabzug
Umsatzsteuer
Investitionsabzugsbeträge
Sonderabschreibungen
Schuldzinsen
Private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
Betriebliche Veranlassung geltend gemachter Betriebsausgaben
Sozialabgaben
Gerade solche Belege sollten daher für die Prüfung bereitgelegt werden.
Was sind die Risiken einer Betriebsprüfung?
Unplausibilitäten in der Führung des Kassenbuchs oder in Aufwands- und Ertragspositionen, Scheinrechnungen etc. führen häufig dazu, dass die Buchhaltung insgesamt verworfen wird, was den Weg zu „Hinzuschätzungen“ und damit zu erheblichen Steuernachforderungen ebnet.
Dass falsche Angaben zum Verdacht von Steuerstraftaten wie Steuerhinterziehung und Steuerverkürzung führen können, versteht sich von selbst.
Stößt der Prüfer auf Scheinrechnungen o.ä., besteht auch der Verdacht einer Urkundenfälschung. In diesen Fällen wird stets die Staatsanwaltschaft eingeschaltet.
Die „Hinzuschätzungen“ können zumal dann, wenn der Prüfungszeitraum nachträglich erweitert wird, zu existenzbedrohenden Nachforderungen führen.
Was ist eine Hinzuschätzung?
Hat der Prüfer die Buchhaltung verworfen, schätzt das Finanzamt rückwirkend für den Prüfungszeitraum das tatsächlich erwirtschaftete zu versteuernde Einkommen, schlägt die Differenz zum bislang erklärten Einkommen diesem „hinzu“ und setzt auf dieser Basis eine Steuernachzahlung fest.
Dadurch, dass der Prüfungszeitraum nachträglich in den Grenzen der Festsetzungsverjährung (bei Steuerhinterziehung bis zu 10 Jahren) erweitert werden kann, kann die Nachforderung leicht existenzbedrohende Ausmaße annehmen.
Praktikern drängt sich nicht selten der Eindruck auf, dass das Finanzamt bei besonders harten Verhandlungen mit dem geprüften Steuerpflichtigen den Prüfungszeitraum kurzerhand ausdehnt, um seine Verhandlungsposition zu verbessern – denn Betriebsprüfungen münden meist in Verhandlungen.
Wie wird hinzugeschätzt?
Das Finanzamt muss sachgerecht schätzen (§ 162 AO). Grundlage der Schätzung sind belegbare Erfahrungswerte, wie sie insbesondere in der Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums ausgewiesen sind.
Die Verhandlungen nach einer Betriebsprüfung drehen sich denn meist auch um die Frage, ob und inwieweit die herangezogenen Erfahrungswerte auf den geprüften Betrieb übertragbar sind. Hierbei haben wir jahrzehntelange Erfahrung.
Was bedeutet Erweiterung des Prüfungszeitraums?
Erweitert das Finanzamt den Zeitraum einer Außenprüfung auf vorherige Veranlagungszeiträume, wird der Ablauf der Festsetzungsfrist gehemmt, wenn der Prüfer auch mit der Prüfung für diesen erweiterten Zeitraum beginnt.
Daher ist es wichtig, die Verjährungsfristen zu kennen.
Wie soll ich mich bei einer Betriebsprüfung verhalten?
Buchhaltung: Sorgen Sie für eine professionelle und lückenlose Buchführung.
Prüfer: Betrachten Sie den Betriebsprüfer nicht als Feind! Er kommt in Ihr Unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie ordnungsgemäß arbeiten. Wenn Sie das nachweisen können, haben Sie nichts zu befürchten. Zeigen Sie sich deshalb kooperativ. Sie sind ohnehin verpflichtet, dem Prüfer Auskunft zu geben. Versuchen Sie, dem Prüfer die Arbeit so leicht wie möglich zu machen.
Prüfung: Je übersichtlicher Ihre Bücher gestaltet sind, desto schneller findet der Betriebsprüfer einen Beleg und desto schneller läuft die Kontrolle ab. Wenn möglich, scannen Sie sämtliche Belege und händigen Sie einen Datenträger aus, den Sie eigens für die Betriebsprüfung konfiguriert haben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass alle während des Prüfungszeitraums angeschafften teuren Gegenstände (Autos, Kunstwerke, Maschinen etc.) vorhanden sind, falls der Prüfer diese sehen möchte – und zwar im Betrieb, nicht etwa zu Hause.
Mitarbeiter: Abgesehen von den ausgewählten Ansprechpartnern in der Firma sollten Sie Ihren Mitarbeitern den Kontakt zum Betriebsprüfer untersagen. Auch Smalltalk und private Plaudereien mit dem Prüfer sollten die Ansprechpartner unterlassen. Jedes Detail, das dem Prüfer in Ihrem Betrieb auffällt, darf er nutzen.
Prüfungsraum: Achten Sie darauf, dass der Prüfungsraum frei von Geschäftsdokumenten ist, die nicht Gegenstand der Betriebsprüfung sind.
Was passiert nach einer Betriebsprüfung?
Der Schlussbericht des Prüfers ist Grundlage für das weitere Vorgehen.
Solche Berichte bieten oft in juristischer Hinsicht erfolgversprechende Ansätze dafür, sich gegen sie zur Wehr zu setzen. Allerdings sollte ein guter Berater Ihnen auch ein realistisches Bild darüber vermitteln, wie die wirtschaftlichen Erfolgsaussichten sind.
Beispiel aus unserer Praxis: Ein – damals nicht von uns beratener – Gastronom setzte sich mit Hilfe von Fachanwälten gegen einen Prüfbericht zur Wehr. Das Finanzamt erweiterte darauf den Prüfungszeitraum um drei Jahre und ermittelte so eine Nachforderung im mittleren sechsstelligen Bereich. Den Fachanwälten (Honorarvolumen im mittleren fünfstelligen Bereich) gelang es, diesen Betrag etwa zu halbieren. Aber auch diesen Betrag konnte der Gastronom nicht bezahlen, so dass wir für ihn einen Schuldenschnitt durchführen mussten.
In Gespräche mit dem Finanzamt sollten Sie nie alleine gehen. Die Mitarbeiter dort sind Ihnen rechtlich und fachlich überlegen.